Klik in de zijbalk op “Administratieve documenten” om uw dossiers terug te vinden.

Klik op de rij van het dossier om de detailpagina ervan te openen. Documenten worden altijd binnen een dossier toegevoegd.

Het tabblad “Documenten” toont de stukken van het dossier. Een pas aangemaakt dossier bevat er nog geen.

Klik op “Document toevoegen” om het reglementaire formulier te kiezen dat u wilt voorbereiden.

De lijst bevat de formulieren die de regulator voor uw regio heeft gepubliceerd. Elk formulier weet welke gegevens uit het CRM het moet overnemen.

Bevestig: het document wordt aan het dossier toegevoegd, nog zonder enige inhoud.

Het document wordt aangemaakt met de status “Concept”. Het heeft nog geen inhoud: via de pictogrammen kunt u het genereren vanuit het CRM of uw eigen bestand uploaden.

Klik op het pictogram om te genereren. OptimCE verzamelt de gegevens van de gemeenschap, van de deeloperatie en van haar leden om het formulier in te vullen.

Niets wordt ingediend zonder dat u het hebt nagelezen. De velden zijn vooraf ingevuld vanuit het CRM en blijven bewerkbaar: wat u hier bevestigt, is precies wat in het document wordt vastgelegd.

Een correctie die u hier maakt, geldt alleen voor dit document. Is een gegeven overal fout, corrigeer het dan liever in het CRM en laad het formulier daarna opnieuw.

Het genereren gebeurt op de achtergrond. U kunt gewoon verder werken: de kaart van het document toont “Bezig met genereren” en wordt vanzelf bijgewerkt.

Zodra het genereren klaar is, heeft het document een downloadbare versie. Er wordt niets overschreven: elke generatie voegt een nieuwe versie toe.

Het pictogram “Versies bekijken” opent de volledige historiek van het document.

Elke versie vermeldt wanneer en door wie ze werd gemaakt. Gegenereerde versies bewaren bovendien de exacte gegevens die werden gebruikt.

Open de momentopname om de gegevens na te lezen zoals ze waren op het moment van indiening. Een latere wijziging in het CRM herschrijft nooit wat werd doorgestuurd.