Klicken Sie in der Seitenleiste auf „Verwaltungsdokumente“, um Ihre Dossiers zu finden.

Klicken Sie auf die Zeile des Dossiers, um seine Detailseite zu öffnen. Dokumente werden immer innerhalb eines Dossiers hinzugefügt.

Die Registerkarte „Dokumente“ listet die Unterlagen des Dossiers auf. Ein frisch angelegtes Dossier enthält noch keine.

Klicken Sie auf „Dokument hinzufügen“, um das regulatorische Formular auszuwählen, das Sie vorbereiten möchten.

Die Liste enthält die Formulare, die die Regulierungsbehörde für Ihre Region veröffentlicht hat. Jedes Formular weiß, welche Daten aus dem CRM es übernehmen muss.

Bestätigen Sie: Das Dokument wird dem Dossier hinzugefügt, noch ganz ohne Inhalt.

Das Dokument wird mit dem Status „Entwurf“ angelegt. Es hat noch keinen Inhalt: Über die Symbole können Sie es aus dem CRM erzeugen oder Ihre eigene Datei hochladen.

Klicken Sie auf das Symbol zum Erzeugen. OptimCE trägt die Daten der Gemeinschaft, der Teilungsoperation und ihrer Mitglieder zusammen, um das Formular auszufüllen.

Nichts wird ohne Ihre Prüfung eingereicht. Die Felder sind aus dem CRM vorausgefüllt und bleiben bearbeitbar: Was Sie hier bestätigen, wird genau so im Dokument eingefroren.

Eine hier vorgenommene Korrektur gilt nur für dieses Dokument. Ist eine Angabe überall falsch, korrigieren Sie sie besser im CRM und laden Sie das Formular anschließend neu.

Die Erzeugung läuft im Hintergrund. Sie können weiterarbeiten: Die Karte des Dokuments zeigt „Wird erzeugt“ an und aktualisiert sich von selbst.

Sobald die Erzeugung abgeschlossen ist, verfügt das Dokument über eine herunterladbare Version. Nichts wird überschrieben: Jede Erzeugung fügt eine neue Version hinzu.

Das Symbol „Versionen ansehen“ öffnet den vollständigen Verlauf des Dokuments.

Jede Version gibt an, wann und von wem sie erstellt wurde. Erzeugte Versionen bewahren zusätzlich die genauen Daten, die verwendet wurden.

Öffnen Sie die Momentaufnahme, um die Daten so nachzulesen, wie sie zum Zeitpunkt der Einreichung waren. Eine spätere Änderung im CRM schreibt nie um, was übermittelt wurde.